Doel van de functie
De receptionist/telefonist is het visiteplaatje voor Point O, het eerste gezicht, de eerste kennismaking. Klantvriendelijkheid staat bij Point O hoog in het vaandel. De Receptionist/Telefonist is de duizendpoot die zorgt voor een prettige werkomgeving voor zichzelf en collega’s. Daarnaast is de Receptionist/Telefonist van wezenlijk belang om de bedrijfsvoering binnen Point O te ondersteunen voor cliënten en hun naasten, bezoekers, een veilig en welkom gevoel te geven.
Profiel van de functie
- (V)mbo-werk en denkniveau;
- Goede communicatievaardigheden in woord en geschrift;
- Goede beheersing van de Nederlandse taal;
- Tekstverwerkingsvaardigheden ;
- Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is van belang voor het op eenduidige wijze overbrengen van concrete informatie en voor het opvragen van informatie;
- Is accuraat, betrouwbaar en flexibel;
- Oplettendheid is nodig voor het werken in een omgeving waarin diverse zaken zich tegelijkertijd kunnen aandienen;
- Representativiteit is van belang voor de interne en externe contacten;
- Werkt zelfstandig en is in staat om eigen taken te prioriteren;
- Integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie;
- Is kalm en stressbestendig;
Werkzaamheden
- Informatie verstrekken;
- Telefoonverkeer afhandelen;
- Bezoekers ontvangen incl. doorverwijzen en afhandelen van vragen;
- Licht administratief werk verrichten zoals bijvoorbeeld het uitwerken van documenten, printen en kopiëren;
- Deelnemen aan werkoverleg;
- Werkprocessen faciliteren;
- Representatief houden van de hoofdlocatie;
- Het sorteren van post en pakketten;
- Overzien van reserveringen en gereedmaken van vergaderzalen of andere ruimtes;
- Afhandelen van binnenkomende telefoontjes;
- In orde houden van de receptieruimte;
- Verrichten van tekstverwerkingsvaardigheden;
Organisatorische positie
De Receptionist/Telefoniste valt hiërarchisch onder de leiding van de afdeling waarbinnen de functie is gepositioneerd. In dit geval is dat de algemeen manager. De Receptionist-/Telefonist geeft zelf geen leiding.